Découvrez les 7 critères Qualiopi expliqués simplement : ce qu’ils signifient, ce que l’auditeur vérifie et comment les appliquer dans votre organisme.

Les 7 critères Qualiopi expliqués simplement : ce qu’il faut vraiment retenir

Lorsque l’on ouvre le Référentiel National Qualité pour la première fois, il y a de quoi se sentir un peu perdu.
7 critères, 32 indicateurs, des exigences à interpréter, des preuves à fournir… Qualiopi peut rapidement donner l’impression d’une démarche très administrative.

Pourtant, derrière ces termes parfois techniques se cache une logique beaucoup plus simple : montrer que votre organisme propose des prestations sérieuses, adaptées aux besoins de ses bénéficiaires et qu’il cherche régulièrement à les améliorer.

Les critères Qualiopi jalonnent le parcours de votre démarche. Chacun vise une étape précise de votre activité : la manière dont vous informez vos futurs stagiaires, concevez vos formations, accompagnez les apprenants, choisissez vos intervenants ou encore améliorez vos prestations.

Au lieu de vous réciter le référentiel, nous vous proposons donc de regarder ce que ces 7 critères signifient concrètement dans la vie d’un organisme de formation.

Critère 1 : informer clairement sur vos prestations

Le premier critère concerne l’information mise à disposition du public.

Avant de s’inscrire, un futur stagiaire doit pouvoir comprendre ce que vous proposez :

• les objectifs de la formation,
• sa durée,
• son contenu,
• les modalités d’accès,
• les tarifs
• les résultats obtenus lorsque ces informations sont disponibles.

L’idée est assez simple : indiquer précisément à une personne dans quoi elle s’engage.

Votre site internet, vos programmes de formation et vos différents supports de communication jouent donc ici un rôle important.

L’auditeur cherchera surtout à vérifier que les informations sont accessibles, suffisamment précises et à jour.

Autrement dit, il ne suffit pas de proposer une bonne formation. Il faut aussi savoir l’expliquer clairement avant même qu’elle ne commence.

Critère 2 : construire une prestation adaptée aux besoins

Une formation ne devrait jamais être exactement la même pour tout le monde sans que l’on se soit interrogé sur les besoins du bénéficiaire.

C’est tout l’enjeu du deuxième critère.

Avant le démarrage de la prestation, votre organisme doit être capable d’identifier les attentes, le niveau et les objectifs du bénéficiaire afin d’adapter son accompagnement lorsque cela est nécessaire.

Prenons un exemple très concret.

Deux entreprises vous sollicitent pour une même formation. La première souhaite former des salariés qui découvrent totalement le sujet. La seconde s’adresse à des collaborateurs déjà expérimentés.

Le programme peut être similaire, mais la manière de l’aborder ne sera probablement pas exactement la même.

Qualiopi cherche ici à vérifier que vous ne proposez pas une formation « standard » sans vous intéresser à la personne qui va la suivre.

Critère 3 : accompagner le bénéficiaire tout au long de son parcours

Une fois la formation commencée, votre apprenant est accompagné durant tout le déroulement de sa formation. Alors, le troisième des critères Qualiopi s’intéresse au suivi du bénéficiaire pendant sa prestation.

Comment est-il accueilli ? Dispose-t-il des informations nécessaires ? Comment vérifiez-vous sa progression ? Que se passe-t-il s’il rencontre une difficulté ?

L’objectif est de montrer que vous ne vous contentez pas de délivrer un contenu pédagogique standard. Vous proposez un accompagnement adapté à la personne du début à la fin de son parcours.

Les évaluations, le suivi de l’assiduité ou encore les échanges avec le stagiaire peuvent alors devenir autant de documents Qualiopi permettant de démontrer cet accompagnement.

🎓 Le conseil SIQA

Ne cherchez pas à créer une procédure compliquée pour chaque situation.

Commencez par regarder ce que vous faites déjà avec vos stagiaires. Un appel avant la formation, une évaluation en cours de parcours ou un échange après une difficulté sont déjà des pratiques intéressantes. L’enjeu est surtout de les structurer et de pouvoir les démontrer.

Critère 4 : disposer des moyens nécessaires pour former

Une formation de qualité nécessite naturellement des moyens adaptés.

Ce quatrième critère s’intéresse donc à votre environnement pédagogique : locaux, équipements, ressources documentaires, outils numériques ou encore moyens humains.

L’auditeur ne s’attend pas à ce que chaque organisme dispose de locaux ultramodernes ou d’une plateforme sophistiquée.

Il vérifie simplement que les moyens utilisés sont cohérents avec la prestation proposée.

Une formation à distance, par exemple, nécessite des outils permettant aux participants de suivre correctement les contenus et d’échanger avec le formateur.

Là encore, Qualiopi cherche surtout de la cohérence.

Critère 5 : s’assurer des compétences des personnes qui interviennent

Qui forme vos stagiaires ?

Et surtout : comment savez-vous que cette personne possède les compétences nécessaires ?

Le cinquième critère concerne la qualification et le développement des compétences des personnes qui participent aux prestations.

Par exemple, un formateur indépendant doit notamment être capable de démontrer son expertise, mais également d’expliquer comment il entretient et développe ses compétences.

Pour une structure qui travaille avec plusieurs intervenants, il faut également pouvoir expliquer comment les formateurs sont sélectionnés et suivis.

Un CV ne suffit donc pas toujours à lui seul. L’expérience, les formations suivies et les actions de professionnalisation participent à cette démonstration.

Critère 6 : rester connecté à son environnement professionnel

C’est parfois l’un des critères qui paraît le plus abstrait lorsqu’on découvre Qualiopi.

Il concerne notamment la veille professionnelle, réglementaire et pédagogique ainsi que l’inscription de votre organisme dans son environnement.

En clair : comment restez-vous à jour ?

Lire les actualités de votre secteur, suivre les évolutions réglementaires, participer à des événements professionnels ou échanger avec votre réseau sont autant de pratiques qui peuvent alimenter votre veille.

Mais attention : dire « je fais de la veille » ne suffit pas.

Il faut pouvoir montrer ce que vous consultez et, surtout, comment certaines informations ont éventuellement fait évoluer vos pratiques.

Ce critère intègre également différents sujets tels que le recours à la sous-traitance ou la prise en compte du handicap selon les situations concernées.

Critère 7 : écouter les retours et améliorer ses prestations

Dernier critère, mais certainement pas le moins important : l’amélioration continue.

Vous avez probablement déjà envoyé un questionnaire de satisfaction après une formation.

Mais qu’en faites-vous ensuite ? Et c’est tout à fait le genre de question que peut vous poser un auditeur.

Recueillir les appréciations des bénéficiaires est une première étape. Encore faut-il les analyser et, lorsque cela est nécessaire, modifier certaines pratiques.

Si plusieurs stagiaires vous indiquent qu’un support manque de clarté et que vous décidez de le retravailler, vous êtes pleinement dans une démarche d’amélioration continue.

Il en va de même pour les réclamations.

Une difficulté rencontrée avec un client n’est pas nécessairement un problème pour Qualiopi. Ce qui compte, c’est votre capacité à la traiter, à en conserver une trace et à en tirer éventuellement des enseignements.

Faut-il maîtriser les 7 critères Qualiopi par cœur ?

Non, et c’est plutôt une bonne nouvelle.

Le jour de l’audit, personne ne vous demandera de réciter le Référentiel National Qualité.

Ce que l’auditeur attend, c’est que vous soyez capable d’expliquer votre fonctionnement et de présenter les preuves correspondantes.

Alors, comprendre la logique des critères est beaucoup plus important que de connaître chaque phrase du référentiel par cœur.

Cette compréhension est particulièrement importante si vous avez choisi de préparer Qualiopi seul. 

Lorsque votre système qualité correspond réellement à votre activité, les réponses deviennent beaucoup plus naturelles.

Des critères qui doivent surtout refléter votre réalité

C’est probablement ce qu’il faut retenir de ces 7 critères.

Qualiopi n’a pas vocation à transformer tous les organismes de formation en structures identiques.

Un formateur indépendant et un organisme de plusieurs dizaines de salariés ne présenteront évidemment pas les mêmes procédures ni les mêmes outils.

Pourtant, tous deux peuvent parfaitement répondre aux exigences du référentiel.

La clé consiste à construire une organisation proportionnée à votre activité et à disposer de preuves qui correspondent à ce que vous faites réellement.

Si vous avez du mal à prendre du recul sur votre préparation, un audit blanc Qualiopi peut justement permettre de vérifier comment vos pratiques répondent aux différents critères avant le passage de l’auditeur certificateur.

🎓 Le conseil SIQA

Lorsque vous préparez votre audit, ne vous demandez pas seulement : « Quel document dois-je montrer pour cet indicateur ? »

Posez-vous plutôt cette question : « Comment mon organisme répond-il concrètement à cette exigence ? »

La preuve vient ensuite. Cette façon de travailler permet de construire une démarche beaucoup plus naturelle et surtout plus facile à faire vivre dans le temps.

Ce que vous devez retenir

Derrière les 7 critères Qualiopi, il existe finalement une logique assez simple : informer correctement, comprendre les besoins, accompagner les bénéficiaires, disposer des bons moyens, maintenir ses compétences, rester attentif à son environnement et améliorer régulièrement ses prestations.

Vu sous cet angle, le Référentiel National Qualité paraît déjà beaucoup moins intimidant.

L’objectif n’est pas de créer des dizaines de procédures uniquement pour réussir votre audit. Il est de montrer que votre organisme fonctionne de manière structurée et que la qualité fait réellement partie de vos pratiques.

Chez SIQA Conseils, c’est justement dans cet esprit que nous abordons l’accompagnement Qualiopi : partir de ce que vous faites déjà, identifier les éventuels écarts et vous aider à construire une démarche qui reste simple, cohérente et adaptée à votre organisme.