Votre audit de surveillance Qualiopi approche ?
Découvrez ce qui sera vérifié, les preuves à préparer et nos conseils pour conserver votre certification sereinement.

Audit de surveillance Qualiopi : comment bien le préparer ?

Vous avez obtenu Qualiopi il y a quelque temps et, depuis, la certification s’est peu à peu intégrée à votre quotidien. Les formations se sont enchaînées, votre activité a évolué et certaines procédures ont peut-être été adaptées.

Puis arrive le moment de l’audit de surveillance.

Et avec lui, quelques interrogations :

• Que va regarder l’auditeur cette fois-ci ?
• Faut-il tout préparer à nouveau ?
• Mes pratiques sont-elles toujours conformes ?

L’audit de surveillance Qualiopi n’est pas un nouvel audit initial. Toutefois, ne le considérez pas comme une simple formalité. Son objectif est de vérifier que votre démarche qualité est toujours suivie depuis l’obtention de votre certification et que les exigences du Référentiel National Qualité sont toujours respectées.

Bonne nouvelle : si Qualiopi fait réellement partie de votre fonctionnement quotidien, une grande partie du travail est déjà faite. Reste à vérifier que vous êtes capable de le démontrer.

À quoi sert l’audit de surveillance Qualiopi ?

Obtenir Qualiopi ne signifie pas être certifié une fois pour toutes.

La certification s’inscrit dans un cycle de trois ans. Pendant cette période, l’organisme certificateur doit s’assurer que les exigences qui ont permis d’obtenir la certification continuent d’être respectées.

Et c’est ce en quoi consiste le rôle de l’audit de surveillance.

Celui-ci intervient généralement entre le 14e et le 22e mois suivant l’obtention de la certification. Son objectif n’est donc pas de recommencer tout le travail effectué lors de l’audit initial, mais de vérifier que votre système qualité fonctionne réellement dans la durée.

L’auditeur va notamment s’intéresser aux évolutions intervenues depuis votre certification et à la manière dont vous avez fait évoluer votre démarche qualité.

Que va vérifier l’auditeur ?

C’est souvent la première question que se posent les organismes.

L’auditeur va bien entendu reprendre certains éléments du Référentiel National Qualité, mais il portera une attention particulière aux évènements qui se sont déroulés depuis votre précédent audit. Interrogez-vous :

• Votre organisme a-t-il évolué ?
• Avez-vous développé de nouvelles formations ?
• Vos équipes ont-elles changé ?
• Avez-vous rencontré des réclamations ?
• Comment avez-vous exploité les retours de vos apprenants ?

Il pourra également revenir sur d’éventuelles non-conformités relevées lors de l’audit initial afin de vérifier que les actions correctives ont bien été mises en œuvre.

En clair, il cherchera moins à savoir si vous connaissez le référentiel qu’à constater ce que vous en avez fait depuis votre certification.

Le piège : remettre Qualiopi dans un tiroir après la certification

C’est probablement l’une des principales difficultés rencontrées lors de l’audit de surveillance.

Après l’audit initial, le soulagement est réel. Vous avez passé des semaines à préparer votre dossier, la certification est obtenue et vous pouvez enfin vous concentrer pleinement sur votre activité.

Toutefois, petit à petit, certaines habitudes peuvent cependant se relâcher.

Une veille n’est plus tracée aussi régulièrement. Des questionnaires de satisfaction sont recueillis mais pas toujours analysés. Une procédure évolue dans les faits, sans que le document correspondant soit mis à jour.

Pris séparément, ces petits oublis semblent sans importance. En revanche, lorsqu’il y a une accumulation sur plusieurs mois, un décalage peut apparaître entre ce que vos procédures annoncent et ce que vous faites réellement.

Et c’est exactement ce que l’audit de surveillance peut mettre en évidence.

🎓 Le conseil SIQA

N’attendez pas la date de votre audit de surveillance pour ressortir votre dossier Qualiopi.

Quelques points de contrôle réguliers au cours de l’année suffisent souvent à maintenir vos preuves à jour et à éviter plusieurs semaines de rattrapage avant l’audit.

Commencez par regarder ce qui a changé depuis l’audit initial

Avant de vous replonger dans tous vos documents, commencez simplement par regarder votre organisme aujourd’hui.

Est-il exactement le même qu’au moment de votre certification ?

Peut-être avez-vous recruté de nouveaux formateurs, créé une formation, changé de logiciel, accueilli davantage d’apprenants ou modifié certaines méthodes pédagogiques.

Ces évolutions sont normales. Une démarche qualité n’a pas vocation à figer votre fonctionnement.

En revanche, vos documents Qualiopi doivent évoluer avec vous. Si une procédure décrit encore une organisation qui n’existe plus depuis un an, le problème n’est pas d’avoir changé : c’est de ne pas avoir actualisé la preuve correspondante.

Vérifiez que vos preuves racontent bien les derniers mois

Lors de l’audit initial, certaines preuves étaient peut-être très récentes. Lors de la surveillance, l’auditeur dispose désormais d’une période d’activité plus longue à examiner.

Il pourra donc vérifier comment vous avez réellement appliqué vos procédures dans le temps.

Prenons un exemple très simple.

Vous avez prévu de recueillir la satisfaction des stagiaires après chaque formation. Les questionnaires existent et sont bien complétés. Mais qu’avez-vous fait des réponses ?

Si plusieurs apprenants ont signalé le même problème et qu’aucune action n’a été engagée, l’auditeur risque naturellement de s’interroger.

La qualité ne consiste pas seulement à recueillir une information. Elle suppose aussi de l’utiliser pour améliorer son fonctionnement.

Veille, réclamations, satisfaction : ne négligez pas le suivi

Certains sujets méritent une attention particulière avant l’audit de surveillance parce qu’ils montrent justement que votre démarche qualité est restée active.

Votre veille professionnelle et réglementaire doit pouvoir être démontrée.
Les réclamations éventuelles doivent avoir été traitées et tracées. Les résultats des enquêtes de satisfaction doivent avoir été exploités.

Il en va de même pour les actions d’amélioration continue.

Vous n’avez pas besoin de transformer votre organisme pour prouver que vous progressez. Une adaptation de programme après plusieurs retours d’apprenants ou une modification d’un support pédagogique peut déjà témoigner d’une démarche d’amélioration réelle.

Faut-il préparer l’audit de surveillance comme l’audit initial ?

Pas exactement.

Vous connaissez désormais le fonctionnement d’un audit et votre système qualité est déjà en place. Il serait donc inutile de repartir de zéro.

En revanche, il est utile de reprendre les conclusions de votre audit initial, de vérifier vos actions correctives et de s’assurer que vos preuves sont toujours à jour.

Vous devez également être capable d’expliquer les changements intervenus depuis la certification.

Cette préparation est généralement moins lourde lorsque la démarche Qualiopi a été entretenue régulièrement. À l’inverse, si votre dossier n’a pas été ouvert depuis l’audit initial, la remise à niveau peut demander beaucoup plus de travail.

Un audit blanc est-il utile avant l’audit de surveillance ?

Il peut l’être, notamment si votre organisme a beaucoup évolué ou si vous avez un doute sur certaines pratiques.

Un audit blanc Qualiopi permet alors de prendre du recul avant le passage du certificateur. Le consultant examine votre organisation telle qu’elle fonctionne aujourd’hui et identifie les éventuels écarts à corriger.

Ce regard extérieur peut également être pertinent lorsque la personne qui avait préparé l’audit initial a quitté l’entreprise ou lorsque de nouveaux collaborateurs ont repris la gestion de Qualiopi.

L’objectif reste le même : éviter de découvrir une difficulté le jour de l’audit officiel.

🎓 Le conseil SIQA

Quelques semaines avant votre audit, reprenez votre rapport d’audit initial.

C’est souvent le meilleur point de départ. Vérifiez ce qui avait été observé à l’époque, les éventuelles actions correctives mises en place et ce qui a évolué depuis. Vous aurez déjà une vision beaucoup plus claire de votre niveau de préparation.

En cas de doute, un audit blanc Qualiopi permet également de vérifier votre niveau de conformité avant l’audit de surveillance.

L’audit de surveillance se prépare surtout tout au long de l’année

Finalement, la meilleure façon de préparer un audit de surveillance Qualiopi est de ne pas le faire quelques jours avant l’échéance.

Lorsque vos preuves sont enregistrées au fur et à mesure, que vos procédures suivent réellement les évolutions de votre organisme et que les retours des apprenants servent à améliorer vos prestations, l’audit devient beaucoup plus simple à préparer.

Ces bonnes pratiques vous permettront également d’anticiper votre futur audit de renouvellement Qualiopi.

Qualiopi cesse alors d’être un dossier que l’on ouvre uniquement à l’approche d’un contrôle.

Alors, la certification devient ce qu’elle est censée être : une démarche qualité intégrée à votre fonctionnement.

Ce que vous devez retenir

L’audit de surveillance Qualiopi ne doit pas être vécu comme un nouvel examen à passer.

Il vérifie que les engagements pris lors de votre certification soient respectés, de voir l’évolution de votre système qualité au sein de votre organisme.

Aussi, nous vous conseillons de prendre le temps de revoir votre rapport d’audit initial les semaines précédant l’échéance. Contrôlez vos preuves, les changements intervenus dans votre structure et les actions d’amélioration mises en œuvre.

Chez SIQA Conseils, nous pouvons vous aider à prendre ce recul et à identifier les éventuels points de vigilance avant le passage de l’auditeur. L’objectif n’est pas de reconstruire votre démarche Qualiopi, mais de vous assurer qu’elle reflète toujours fidèlement la réalité de votre organisme.